Aviso de prácticas de privacidad
Fecha de entrada en vigor: 30 de septiembre de 2026
Consultorio y ubicación comprendidos en este aviso: Happy Smiles at Columbia, 543 Locust St, Columbia, PA 17512
Contacto para asuntos de privacidad: Dr. Qilin Xu
Teléfono: 717-684-4666
Correo electrónico: info@happysmilesatcolumbia.com
Lea este aviso
Este aviso explica cómo Happy Smiles at Columbia puede usar y divulgar la información de sus expedientes dentales y otros expedientes de salud, cómo puede obtener esa información y qué derechos tiene respecto de ella. Se aplica a la información de salud protegida que creamos o recibimos al prestar atención, solicitar pagos y administrar el consultorio. También se aplica a la información que conservan en nuestro nombre las empresas que nos ayudan con esas actividades.
Este aviso se refiere a la información de salud de los pacientes. La política de privacidad del sitio web, que es independiente, explica cómo se manejan las visitas al sitio público, las cookies, los mensajes de contacto y otra información similar del sitio web.
Sus derechos
Consultar u obtener su expediente
Puede solicitar consultar o recibir una copia impresa o electrónica de su expediente dental, incluidas las imágenes dentales y las notas de tratamiento, y de otra información de salud que conservamos sobre usted. Indíquenos el formato que prefiere. Responderemos dentro del plazo exigido por la ley. Cuando esté permitido, podremos cobrar una tarifa razonable basada en los costos. Le explicaremos cualquier motivo legal para denegar el acceso y los derechos de revisión que correspondan.
Pedir que corrijamos la información
Si cree que la información de su expediente es incorrecta o está incompleta, puede pedirnos por escrito que la modifiquemos. Podemos denegar una solicitud por un motivo permitido por la ley, pero le explicaremos la denegación por escrito y le indicaremos cómo presentar una declaración de desacuerdo.
Solicitar comunicaciones privadas
Puede pedirnos que nos comuniquemos con usted de una manera determinada o en otra dirección. Por ejemplo, puede pedirnos que llamemos a un número específico en lugar de enviar correspondencia a su domicilio. Atenderemos las solicitudes razonables. Indíquenos cómo comunicarnos con usted si tenemos alguna pregunta sobre la solicitud.
Pedir que limitemos ciertos usos o divulgaciones
Puede pedirnos que restrinjamos la información que usamos o divulgamos para tratamiento, pago o actividades del consultorio, o la información que divulgamos a una persona que participa en su atención. En general, no estamos obligados a aceptar. Si aceptamos, respetaremos la restricción, salvo cuando se aplique una excepción legal o sea necesario un tratamiento de emergencia.
Si usted paga de su bolsillo y en su totalidad un artículo o servicio específico y nos pide que no divulguemos la información sobre ese artículo o servicio a su plan de salud para fines de pago u operaciones de atención médica, respetaremos su solicitud, salvo que la ley exija la divulgación. Infórmenos de la solicitud al organizar el pago para que podamos tramitarla correctamente.
Recibir un informe de ciertas divulgaciones
Puede solicitar un informe de ciertas divulgaciones de su información de salud realizadas durante los seis años anteriores a su solicitud. El informe no incluye todas las divulgaciones; por ejemplo, en general se excluyen las divulgaciones para tratamiento, pago y operaciones de atención médica según las normas actuales de HIPAA. Un informe dentro de un período de 12 meses es gratuito. Si solicita más, podremos cobrar una tarifa razonable basada en los costos después de informarle el importe.
Recibir una copia de este aviso
Puede solicitar una copia impresa de este aviso en cualquier momento, incluso si anteriormente aceptó recibirlo por medios electrónicos. Se la proporcionaremos sin demora.
Permitir que otra persona actúe en su nombre
Una persona con autoridad legal válida, como un tutor legal o representante de atención médica, puede ejercer sus derechos. Verificaremos esa autoridad antes de compartir información o atender una solicitud.
Presentar una queja sin sufrir represalias
Si cree que hemos vulnerado sus derechos de privacidad, comuníquese con la persona de contacto para asuntos de privacidad indicada al final de este aviso. También puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos en la página de quejas del HHS. No tomaremos represalias por presentar una queja.
Sus decisiones
Puede indicarnos si podemos compartir información pertinente con familiares, amigos cercanos u otras personas que participen en su atención o en el pago de esta. También puede indicarnos sus preferencias sobre compartir información con organizaciones de ayuda en casos de desastre. Si no puede comunicarnos sus preferencias, podremos usar nuestro criterio profesional para compartir información en su beneficio o cuando sea necesario para prevenir o reducir una amenaza grave e inminente, según lo permita la ley.
Obtendremos su autorización por escrito antes de usar o divulgar su información de salud para fines que la requieran, incluidos la mayoría de los usos con fines de mercadotecnia, la venta de su información de salud y la mayoría de los usos o divulgaciones de notas de psicoterapia, si conservamos alguna. Puede revocar una autorización por escrito en cualquier momento; la revocación no anula las medidas que ya hayamos tomado basándonos en ella.
Si nos comunicamos con los pacientes para recaudar fondos, puede pedirnos que dejemos de hacerlo. Si una comunicación propuesta para recaudar fondos utilizara un expediente sobre trastornos por consumo de sustancias protegido por 42 CFR Parte 2, le daremos el aviso previo y la opción que exige la ley.
Cómo podemos usar y divulgar información
Podemos usar y divulgar información de salud sin su autorización por escrito para tratamiento, pago y operaciones de atención médica, según lo permita la ley:
- Tratamiento: Podemos usar su expediente para planificar y prestarle atención dental en nuestro consultorio de Columbia. Por ejemplo, podemos enviar una imagen dental pertinente e información sobre el tratamiento a un especialista o laboratorio dental que participe en su atención.
- Pago: Podemos usar y divulgar información para facturarle, presentar reclamaciones, determinar la cobertura u obtener el pago de servicios.
- Operaciones de atención médica: Podemos usar y divulgar información para administrar el consultorio, evaluar y mejorar la atención, capacitar al personal, realizar actividades permitidas de calidad y cumplimiento, y comunicarnos con usted sobre la atención o los servicios.
También podemos usar o divulgar información cuando la ley lo permita o exija, con sujeción a las condiciones y límites aplicables:
- para actividades de salud pública, como la notificación obligatoria de enfermedades, retiros de productos o notificación de efectos adversos;
- para denunciar sospechas de abuso, abandono o violencia doméstica cuando esté permitido o sea obligatorio;
- para prevenir o reducir una amenaza grave para la salud o la seguridad;
- para investigaciones, cuando lo permita una autorización, revisión o excepción legal aplicable;
- para cumplir las leyes federales o estatales, incluidas las solicitudes legales de organismos que supervisan la privacidad de la atención médica;
- a organizaciones de obtención de órganos o tejidos, cuando corresponda;
- a un médico forense, examinador médico o director de funeraria cuando una persona fallezca;
- para compensación laboral, supervisión sanitaria, aplicación de la ley, funciones militares, seguridad nacional u otras funciones gubernamentales especiales cuando lo autorice la ley; y
- en respuesta a una orden judicial o administrativa, citación u otro proceso legal cuando se cumplan los requisitos legales.
Podemos compartir información con proveedores que nos prestan servicios, como gestión de expedientes, facturación, alojamiento de datos, comunicaciones o manejo de documentos, cuando lo permita la ley y estén sujetos a las obligaciones de privacidad correspondientes. Usamos o divulgamos únicamente la información necesaria cuando se aplica la regla de la cantidad mínima necesaria.
Protección adicional para ciertos expedientes sobre trastornos por consumo de sustancias
Si recibimos o conservamos un expediente de paciente sobre trastornos por consumo de sustancias protegido por 42 CFR Parte 2, se aplican protecciones federales especiales. No usaremos ni divulgaremos ese expediente en una investigación o procedimiento civil, penal, administrativo o legislativo en su contra sin su consentimiento específico por escrito o una orden judicial que reúna los requisitos y esté acompañada de una citación o exigencia legal comparable. Otros usos y divulgaciones de dichos expedientes también dependen del consentimiento y las excepciones aplicables conforme a la Parte 2. Este párrafo no significa que nuestro consultorio dental opere un programa de tratamiento de trastornos por consumo de sustancias.
Leyes estatales y otros límites
La ley de Pensilvania otorga protección adicional a cierta información. Si nuestros expedientes contienen información confidencial relacionada con el VIH, la Ley de Confidencialidad de la Información Relacionada con el VIH de Pensilvania limita cuándo podemos divulgarla y cuándo se necesita un consentimiento por escrito independiente. Pensilvania también establece normas sobre cuándo un menor puede consentir a cierta atención y controlar la divulgación de los expedientes relacionados. Aplicaremos esas normas al responder a solicitudes que involucren a un menor o información especialmente protegida. Estas protecciones se suman a las de la Parte 2 descritas anteriormente.
Nuestras responsabilidades
Debemos proteger la privacidad y seguridad de su información de salud protegida y cumplir las prácticas descritas en el aviso vigente. Notificaremos a las personas afectadas y a otras partes según lo exija la ley si una vulneración compromete información de salud protegida no asegurada.
Entregaremos este aviso a los pacientes cuando sea obligatorio, lo pondremos a disposición de quien lo solicite y lo publicaremos en nuestro consultorio y en un sitio web que describa nuestros servicios. Podremos revisarlo cuando cambien nuestras prácticas o la ley. Un aviso revisado puede aplicarse a información que ya conservamos. Pondremos a disposición la versión actual en el consultorio, en el sitio web y a solicitud. No usaremos ni divulgaremos su información para fines no comprendidos en este aviso, salvo que usted lo autorice por escrito o que la ley lo permita o exija.
Preguntas, solicitudes o quejas
Comuníquese con la persona de contacto para asuntos de privacidad del consultorio para solicitar un expediente, ejercer un derecho, hacer una pregunta o presentar una queja:
Contacto para asuntos de privacidad: Dr. Qilin Xu
Consultorio: Happy Smiles at Columbia
Correo postal: 543 Locust St, Columbia, PA 17512
Teléfono: 717-684-4666
Correo electrónico: info@happysmilesatcolumbia.com
Sitio web: https://www.happysmilesatcolumbia.com
Si su solicitud incluye expedientes u otros datos de salud confidenciales, llame al consultorio para que podamos acordar una manera adecuada de recibirla y responderla. Es posible que el correo electrónico ordinario no sea seguro.
También puede presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos en la página de quejas del HHS. No tomaremos represalias porque haya hecho una pregunta, ejercido un derecho o presentado una queja.